Ing. Zdenka Brzobohatá

tel.: +420 543 247 975

tel.: +420 543 242 497

e-mail: brzo@brzo.cz

http://www.brzo.cz

Zobrazit menu

Zpět na seznam informací

GDPR - dotazy a odpovědi, vzor souhlasu

Dne 16. 05. 2018 proběhl seminář pod vedením lektorky PhDr. Hany Štěpánkové, odbornice a lektorky v oblasti ochrany osobních údajů v ČR i v zahraničí. Seminář byl zaměřen na ochranu osobních údajů v pracovněprávních vztazích a v účetnictví.

 

Seminář měl velmi dobrou úroveň, byl připraven pro ty klienty, kteří se již v základních pojmech GDPR orientovali, nicméně lektorka formou úvodního testu tyto pojmy shrnula.

 

Účastníci přivítali, že jim lektorka poskytla možnost poslat dotazy i po skončení semináře. Možnost zasílání těchto bezplatných dotazů ke GDPR ve vztahu k pracovněprávním vztahům a účetnictví končí 25. 5. 2018.

 

Se souhlasem PhDr. H. Štěpánkové a tazatelek zveřejňujeme dva vybrané dotazy a odpovědi a také ukázku z materiálu lektorky. Všem účastníkům semináře 16.5.2018, kteří si vyžádali zaslání všech dotazů a odpovědí, budou tyto dotazy a odpovědi zaslány na jejich e-mailovou adresu.

 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 

Dotaz účastnice semináře 16.5. 2018 – č. 1:

 

Dotaz poslala paní Veronika Svobodová

Účastnila jsem se semináře ohledně GDPR s paní Štěpánkovou. Velmi za něj děkuji, konečně někdo, kdo problematice opravdu rozumí a dokáže poradit.

Zasílám svůj dotaz...

1) ohledně profese fotografky, ta dává na své stránky se souhlasem (hovorovým), ukázkové fotky focených. Musí na to již od 25.5. mít souhlas písemný a co s fotkami již minulými? S některými lidmi již po létech není v kontaktu a někteří již mají i jiné kontakty (nejde je sehnat). Stačí na www stránkách uvést, že klienti souhlasí s uveřejněním svých fotografií?

2) přeposílání výběrových nabídek hromadným emailem... Tuším, že to již nebude možné. Bude stačit, když na www stránkách dáme větu, ohledně vyřazení z výběrových nabídek a tlačítek odhlásit? Nebo to posílat každému klientovi zvlášť, když bude chtít být informován? Jedná se o akce na masáže (nic velkého a žádný nový člověk, jen stálá klientela).



Odpověď k dotazu č. 1:


Pokud byl už dříve získán souhlas s uveřejněním fotografie, bude třeba pouze vyhovět přání klienta, pokud požádá o stažení své fotografie. Vyžadování písemného souhlasu není GDPR vyžadováno, nicméně Vy musíte být kdykoli schopna doložit, že souhlas byl poskytnut. Tedy myslím, že nechat si podepsat malý formulářích s textem formulovaným dle struktury, která byla předložena na semináři, kterého jste byla účastna, by pro Vás bylo účelné.

Rozesílání hromadných nabídek není už nyní v souladu se zákonem 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti. Souhlas osob, jimž chcete své nabídky zasílat, musíte získat předem, tedy zavedení tlačítka odvolat není v souladu s povinností ukládanou GDPR (nahlédněte v prezentaci snímek 23: výklad zamítající možnost přednastavení se vztahuje i na Váš případ. Tedy nabídky mohou být odesílány pouze klientům, kteří s tím předem souhlas vyjádřili. Nevyžádaná obchodní sdělení podléhají postihu ze strany Úřadu pro ochranu osobních údajů již po řadu let. Můžete bližší informace získat na https://www.uoou.cz/Nevyžádaná obchodní sdělení. Bude-li chtít klient dostávat informaci, musíte mít jeho prokazatelný souhlas.

 

S pozdravem

Hana Štěpánková      

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 

Dotaz účastnice semináře 16.5. 2018 - č. 2:

 

Účastnila jsem se školení dne 16.5.2018 ohledně GDPR a měla bych dotazy na paní PhDr. Hanu Štěpánkovou k této problematice. Naše firma se zabývá správou nemovitostí – společenství vlastníků, bytových družstev a majitelů nájemních domů. Našim klientům zajišťujeme vedení evidence nájemníků/vlastníků a kompletního účetnictví, kromě mezd a zpracování daňových přiznání, tyto činnosti jsou zajišťovány prostřednictvím externích pracovníků, což je takto stanoveno v příkazní smlouvě. Je potřeba mít s těmito externími pracovníky uzavřenou zpracovatelskou smlouvu? Další dotaz se týká osobních údajů. Při jednání s nájemníky je často využívána emailová komunikace pro zasílání např. nájemních smluv apod. Lze tento postup aplikovat i nadále, aby to bylo v souladu s GDPR? Každý měsíc zasíláme majitelům nemovitosti (SVJ, BD, fyzická osoba) přehled o neuhrazených nájmech. V tomto přehledu je vždy uvedeno jméno a adresa vč. čísla bytu neplatiče, jelikož se jedná o osobní údaj, jak postupovat v tomto případě? Pokud je s nájemníkem již uzavřena nájemní smlouva, kde není přesně stanoveno, jakým způsobem se bude nakládat s jeho osobními údaji, je potřeba požádat jej o souhlas? Předem děkuji a zároveň prosím o zaslání dalších dotazů, které se vyskytly v souvislosti s GDPR. Hezký den.

 

Odpověď k dotazu č. 2:

 

Ano i s externími pracovníky, kteří pro Vás zpracovávají účetnictví, je třeba uzavřít smlouvu o zpracování osobních údajů jakožto se zpracovatelem a zavázat je zpracováním ou v souladu s GDPR

Pokud jde o komunikaci e-mailem, není považována za zabezpečenou; je na úrovní zabezpečení obdobné poštou odeslané pohlednice. Odesílání smluv touto cestou bez jakéhokoliv dodatečného zabezpečení nelze tedy doporučit, stejně tak jako v případě při hlášení o neplatičích. Je třeba najít způsob technického zabezpečení, např. šifrování (nelze využívat datové schránky?).  Rozhodně byste měli spolupracovat s tím, kdo udržuje a spravuje Váš počítačový systém a požádat o nalezení řešení pro zabezpečenou komunikaci dokumentů uvedeného typu (smluv apod.)

K uzavření smlouvy není třeba požadovat souhlas, naopak zpracování osobních údajů je pro smluvní vztahy přirozeně považováno za odůvodněné a přípustné i dle GDPR, a navíc je třeba mít na paměti, že by to bylo kontraproduktivní: vždyť souhlas může být kdykoli odvolán a zpracování musí být okamžitě ukončeno – což by Vás zavedlo do slepé uličky. Co je ale třeba učinit, je poskytnout nájemníkům Informaci o zpracování osobních údajů. Půjde o dokument, jehož struktura byla v průběhu školení, kterého jste se zúčastnila, ukázkově předložena: Nahlédněte do závěrečné části prezentace; samozřejmě Vy takovou formou budete informovat o těch zpracováních, které s poskytnutými údaji provádíte (př.: jsou vedeny pro potřebu správy domu, předávány pro potřeby vedení účetnictví, daňové povinnosti, pokud máte kamerové systémy se záznamem rovněž je třeba o zpracování informovat atd.). Toto by měli nájemníci dostat ke svým smlouvám např. jako doplněk smlouvy a Informace o zpracování osobních údajů by měla být umístěna např. na Vašich webových stránkách, vyvěšena v domech, které spravujete, na místech používaných k informování nájemníků.

 

S pozdravem

Hana Štěpánková      

 
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Vzor dokumentu z materiálu PhDr. Hany Štěpánkové

 

Možný souhlas se zpracováním před přijetím do pracovního poměru

 

  • Já níže podepsaný………

 

  • poskytuji na dobu 1 (jednoho) roku osobní údaje výše uvedeného dotazníku (ev. svého životopisu) firmě (společnosti) XY…….

 

  • Souhlasím se zpracováním svých osobních údajů v souvislosti s náborem budoucích zaměstnanců. Pokud nebudu vyzván k řízení o přijetí do pracovního poměru po dobu jednoho roku, budou mé osobní údaje firmou (společností) XY zlikvidovány.

 

  • Tento souhlas jsem poskytl dobrovolně a bez nátlaku a jsem si vědom, že ho mohu kdykoli odvolat. V takovém případě budou mé osobní údaje bez odkladu skartovány

.

  • V souvislosti s mým zájmem o přijetí do pracovního poměru ve firmě (společnosti) mi byly poskytnuty veškeré náležité informace. 

 

  • V případě výzvy uvedenou firmou (společností) k jednání o přijetí do pracovního poměru stanou se osobní údaje (výše uvedené – v případě dotazníku) v poskytnutém životopisu součástí podkladů k jednání o pracovní smlouvě.

 

  • Datum

 

  • Podpis

 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 

 

Pokud Vás zajímají informace ohledně GDPR ve mzdové či účetní oblasti, tak právě pro Vás jsou připraveny další 2 naše semináře k této problematice:

 

S31/18 AKTUÁLNÍ PROBLÉMY VE MZDOVÉ ÚČTÁRNĚ 2018, PRAKTICKÉ PŘIKLADY, VÝKLAD, ŘEŠENÍ + GDPR VE MZDOVÉ ÚČTÁRNĚ

Datum konání:  29.05. 2018 (út)

Lektor:               Ing. Olga Krchovová, daňová a účetní poradkyně

 

 

S34/18 ÚČTOVÁNÍ V ROCE 2018 VČETNĚ DAŇOVÉHO POSOUZENÍ, PROBLÉMY V SAMOTNÉM SESTAVENÍ ÚČETNÍ ZÁVĚRKY A ZVEŘEJŇOVÁNÍ + GDPR PRO ÚČETNÍ

 

Datum konání:  11.06. 2018 (po)

Lektor:               Ing. Pěva Čouková, auditorka, daňová poradkyně, zakladatelka www.ucetni-portal.cz

 

 

Začátkem července bude zveřejněna nabídka seminářů – školení na 1. část vzdělávacího období 2018/2019, prosíme -  sledujte naše webové stránky.

 

VYBÍREJTE Z NAŠÍ NABÍDKY VZDĚLÁVÁNÍ

 

Datum vložení: 24. 05. 2018

Připravila: Alena Šlaisová a Zdenka Brzobohatá - BRZO vzdělávací centrum

Zdroj: Materiál zpracovaný lektorkou PhDr. H. Štěpánkovou + dotazy účastníků semináře BRZO 16.5.2017